Arvete postkast

Arvete postkast loeb ühendatud e-posti kontole saabuvad kirjad läbi, tuvastab arved ja eeltäidab need raamatupidamise jaoks: tarnija, read, kulukontod ja käibemaksu tüübid. Sina kontrollid tulemuse üle ja salvestad — arve ja pearaamatu kanne tekivad ühe klikiga.

Postkasti ühendamine

Sünkroniseerimine

Pärast konto lisamist hoiab Numera end ise kursis: uued kirjad sünkroniseeritakse automaatselt iga poole tunni tagant, midagi käivitada pole vaja.

Varasema perioodi arved saad kätte käsitsi: kliki postkasti lehel sünkroniseerimise ikooni, vali periood (täna, eile, 7 päeva, käesolev nädal või kuu, või vabalt valitud vahemik) ja millised postkastid läbi vaadata. Numera laadib manused alla, tuvastab arved ja analüüsib need AI abil — edenemist näed sammhaaval dialoogis.

E-arved postkastis

Kui ettevõttel on e-arvete vastuvõtt sees, jõuavad tarnijate e-arved samasse postkasti. Saatja e-posti aadressi asemel on nende juures märge E-arve. Numera kontrollib uusi e-arveid umbes iga 15 minuti järel ja loeb arve andmed e-arvelt endalt – AI-d selleks ei kasutata. Kui saatja lisas e-arvele PDF-i, on see arve juures. E-arve kinnitad ostuarveks samamoodi nagu e-postiga saabunud arve. Kuidas vastuvõtt sisse lülitada, loe juhendist E-arved.

Kolm kausta

• Arved — kirjad, mille puhul Numera on kindel, et tegu on arvega. Need on analüüsitud ja ootavad kinnitamist.
• Vajab tähelepanu — kirjad, mille puhul Numera kindel pole, ja arved, millel on hoiatus (nt vale saaja või sinu enda väljastatud arve). Kui arve sattus siia ekslikult, ava kiri ja tõsta see arvete hulka.
• Prügikast — kustutatud kirjad. Vajadusel saad kirja siit taastada.

Arve ülevaatamine ja salvestamine

Kirja avades näed AI eeltäidetud arvet: tarnija andmed, read, summad, kulukontod ja käibemaksu tüübid. Kontrolli need üle ja muuda vajadusel — iga rea kontot ja KM tüüpi saab vahetada.

Kui Numera leiab midagi kahtlast, näed enne salvestamist hoiatust: võimalik duplikaat, vale saaja, sinu enda arve või lahknevus ridade ja kogusumma vahel.

Arve on teise ettevõtte oma

Kui arve ostja on mõni teine ettevõte, ei salvesta Numera arvet niisama — ei veebis ega telefonis. Hoiatuse juures on kaks valikut:

• Tõsta ettevõttesse … (nupul on ostja nimi) – nupp on olemas, kui ostja on mõni teine ettevõte, kuhu sul on ligipääs. Kiri liigub koos failidega selle ettevõtte postkasti ja kaob siit. Siin valitud kulukontod ja tarnija jäävad maha, sest teise ettevõtte kontoplaan on teine. Kirjendatud arvet ja koondarvet koos selle arvetega tõsta ei saa.
• Kirjenda siiski – kui arve kuulub ikkagi sellele ettevõttele, salvesta see siia. Tegevuslogi näitab, kes arve teise saaja nimelt kirjendas.

NumeraAI sellist arvet vestluses ei kirjenda. Arve, mille ostja on ettevõtte omanik, ei ole vale saajaga arve ja salvestub tavapäraselt.

Kui arvelt on ettemaks maha arvatud (vautšer, deposiit või vahendaja kaudu tasutud osa), lisab Numera selle negatiivse reana ja pakub pangamakset tasumisele kuuluva summa järgi. Mida sellise arvega teha, loe juhendist arvelt maha arvatud ettemaks.

Välismaa tarnija arvel, millel on märge Reverse charge, valib Numera ridadele pöördkäibemaksuga KM tüübi ja ütleb seda vormi kohal. Kanne ja KMD read on kirjeldatud juhendis pöördkäibemaks välismaise tarnija arvel.

Kliki Salvesta — arve liigub ostuarvete hulka ja pearaamatu kanne tekib automaatselt.

Pangamakse sidumine

Kui pangaühendus on sobiva makse juba Numerasse importinud, näitab vorm salvestamise kõrval pangamakse kaarti. Salvestamisel seotakse makse arvega ja arve märgitakse kohe tasutuks — eraldi sobitamist pole vaja.

Kuidas Numera kontod ja käibemaksu pakub

Kõigepealt vaatab Numera, kuidas oled sama tarnija varasemaid arveid kirjendanud — ükskõik, kas need tulid postkastist, sisestasid need käsitsi, pildistasid või tõid teisest raamatupidamisprogrammist üle. Kui tarnija viimastel arvetel on vähemalt neli rida viiest samal kontol, saab uus rida sama konto. Käibemaksu tüübi võtab Numera varasematelt ridadelt ainult siis, kui uuel real on sama määr.

Kui oled tarnija kaardil valinud ostuarve KM tüübi, kasutab Numera seda igal real, millel on sama määr.

Kui muudad pakutud kulukontot või käibemaksu tüüpi, jätab Numera selle meelde: sama tarnija järgmisel arvel kasutatakse juba sinu valikut. Mida rohkem arveid kinnitad, seda täpsemaks pakkumised lähevad.

Automaatne töötlus

Kui sama tarnija arved on mitmel korral järjest ühesuguse loogikaga kinnitatud, pakub Numera selle tarnija automaatset töötlust. Sisselülitatuna salvestatakse tarnija uued arved raamatupidamisse ilma sinu sekkumiseta.

Automaatika töötab ainult seni, kuni arved järgivad sama loogikat. Kui midagi muutub — arvele tekib hoiatus, arvelt on ettemaks maha arvatud, read ei vasta õpitud mustrile või tarnija andmed erinevad — jääb arve tavalisse järjekorda sinu ülevaatamiseks.

Kõiki automaatseid tarnijaid näed ja haldad postkasti seadete lehel: seal saab automaatika välja lülitada ning automaatselt loodud arve tühistada.

Kolleegi edasi saadetud arve

Kui kolleeg saadab tarnija arve postkasti edasi, tunneb Numera tarnija ära arvelt — registrikoodi või tuttava käibemaksukohustuslase numbri järgi —, mitte saatja aadressi järgi. Kolleegi aadressi ei seota ühegi tarnijaga ja tema blokeerimist ei pakuta. Kui tarnijal on automaatne töötlus sees, salvestatakse ka edasi saadetud arve ise. Kui arvel pole tarnija registrikoodi ega tuttavat käibemaksukohustuslase numbrit, jääb arve sinu ülevaatamiseks ja automaatset töötlust ei pakuta. Nii on ka siis, kui sama käibemaksukohustuslase number on mitmel eri registrikoodiga kliendil või kui arvel olev nimi viitab teisele kliendile.

Kolleegi aadress on iga sinu ettevõtte Numera kasutaja aadress ja iga aadress samal domeenil kui ettevõtte andmetes kirjas olev e-post (kui seda pole, siis omaniku e-post). Raamatupidamisbüroo töötaja konto ei tee büroo domeeni sinu ettevõtte omaks.

Saatja blokeerimine

Kui mõni saatja arveid kunagi ei saada, blokeeri ta kirja juures olevast nupust või seadete lehel. Blokeeritud saatjate kirju enam ei impordita.

Korduma kippuvad küsimused