Tehingud & arved
Ostuarved
Kuidas Numeras ostuarve raamatupidamisse sisestada ja makstuks märkida.
Uuendatud
- 1
Ava Ostuarved → Uus arve
Ostuarvete lehel kliki Uus arve.
- 2
Vali tarnija
Kirjuta tarnija nime algus ja vali rippmenüüst. Uue tarnija puhul vali Loo uus tarnija ja täida regnr + pangakonto.
- 3
Sisesta arve andmed
- Arve number – kohustuslik. Sisesta number täpselt nii, nagu see on arvel; ära mõtle numbrit ise välja.
- Arve kuupäev, kande kuupäev ja tähtaeg – kande kuupäev määrab pearaamatu kuu ja KMD perioodi; vaikimisi sama mis arve kuupäev
- Viitenumber ja pangakonto – kasutatakse pangamakse saatmisel
- 4
Lisa read
Igal real:
- Kulukonto – nt 4330 Kontoritarbed, postikulud; kontoga tuleb selle KM tüüp kaasa
- Nimetus
- KM tüüp – kui ettevõte on KM-kohustuslane
- Summa – või kogus ja ühiku hind, summa arvutatakse ise
- 5
Kohanda vormi
Hammasratta ikooni alt valid, mida vorm näitab:
- Ridadel – ühik, rea summa, allahindlus (AH%)
- Arve andmetes – valuuta (vt välisvaluutas arved), viitenumber, pangakonto, SWIFT, allahindlus, projekt
- 6
Salvesta
Kliki Salvesta.
Makse sidumine
Salvestatud arve saab makstuks märkida kolmel viisil:
- Pangaühenduse kaudu – kui LHV/Swedbank/SEB ühendus on aktiivne, leiab Numera sobiva pangatehingu ise ja kuvab rohelise riba Leidsime tehingu summas ... €. Kliki Seo makse ja märgi makstuks.
- CSV üleslaadimine – sama sobitus toimub ka siis, kui impordid panga väljavõtte CSV-na (Pangatehingud → Impordi CSV).
- Käsitsi – kliki Märgi makstuks, täida kuupäev ja summa.
Väljavõte peab olema selle ettevõtte oma
Numera impordib panga väljavõtte ainult siis, kui faili iga rea konto on selle ettevõtte pangakonto, ka mitteaktiivne. Nii ei satu ühe kliendi väljavõte kogemata teise ettevõtte raamatupidamisse.
- Kui failis on konto, mis ei ole ettevõtte oma, ei impordita midagi. Kui konto on siiski ettevõtte oma, lisa see Seaded → Pangakontod alla ja impordi fail uuesti.
- Kui konto kuulub mõnele teisele ettevõttele, kuhu sul on ligipääs, näitab Numera selle ettevõtte nime ja linki: impordi fail seal.
- Kui failis ei ole konto numbrit ja ettevõttel on mitu pangakontot, küsib Numera, millise konto väljavõte see on. Pärast konto valimist imporditakse fail sellele kontole.
Sendi jagu lühem makse
Kui pangast läks mõni sent vähem või rohkem kui arvel, jääb arve nende sentide võrra avatuks — makse kirjendatakse täpselt pangas liikunud summas, Numera ei ümarda seda ise. Kuni 5 sendi suuruse vahe korral pakub arve leht linki Kanna ümardusvahe maha: vahe läheb ümardusvahede kontole (tulu või kulu), arve on makstud ja link Tühista mahakandmine võtab selle tagasi. Suurem vahe ei ole ümardus — selgita see tarnijaga. Arve, millel on tarnija trükitud ümardatud lõppsumma, kirjendab vahe juba arve kandel ja makse katab selle täpselt.
Arvelt maha arvatud ettemaks
Mõni arve näitab pärast kogusummat mahaarvamist, sest osa hinnast on juba tasutud. Tavaliselt on see vautšer, deposiit või broneerimisplatvormi kaudu tehtud ettemaks:
| Arvel | Summa |
|---|---|
| Kokku | 861,64 € |
| Voucher | −721,95 € |
| Tasuda | 139,69 € |
Numera tunneb sellise mahaarvamise ära üleslaadimisel, pildistamisel ja arvete postkastis ning lisab selle arvele negatiivse reana. Arve läheb kirja tasumisele kuuluvas summas (139,69 €) ja pangast läinud makse sobitub arvega. Tarnija käibemaks jääb arvele täies ulatuses.
Selline arve ei salvestu kunagi ise, vaid ootab sinu ülevaatamist. Õige kanne sõltub sellest, kellele ettemaks tasuti:
- Ettemaks tasuti vahendajale (nt broneerimisplatvormile). Jäta negatiivne rida alles ja sisesta vahendaja dokument eraldi ostuarvena.
- Ettemaks tasuti samale tarnijale. Eemalda negatiivne rida ja seo varasem ettemaks arvega — vt ettemaksed tarnijatele.
- Arve on täies ulatuses ette makstud. Negatiivset rida ei lisata. Arve sisestatakse täissummas ja sellega seotakse makse, millega ettemaks tasuti.
Lisadokumendid
Ostuarvel on üks alusdokument. Kui arve juurde kuulub veel faile, näiteks broneerimiskinnituse kõrval hinnaleht, salvestatakse need lisadokumentidena. Lisadokumente näed arve lehel jaotises Manus alusdokumendi all, kust saab need avada ja alla laadida.
Lisadokumendid tekivad siis, kui NumeraAI loob ühe arve mitmest failist.
Mitu faili NumeraAI vestluses
Lae vestlusesse korraga kõik ühe ostuga seotud failid, näiteks autorendi arve ja broneerimisplatvormi kinnitus. NumeraAI koostab igast dokumendist eraldi ostuarve eelvaate ja näitab, millised failid kummagi arve juurde lähevad. Arved tekivad alles pärast sinu kinnitust.
Käibemaksu ümardus
Kui arvutatud käibemaks erineb dokumendil olevast (tüüpiliselt 1–3 senti ümardusvahet), kliki summade all rea KM käsitsi korrigeerimine pliiatsit, vajuta Muuda KM ja sisesta dokumendil olev käibemaksu summa. Sisestatud ja arvutatud summa vahe võib olla kuni 1 € või 0,5 % arvutatud käibemaksust, kumb on suurem. Kui arveread hiljem muutuvad, eemaldatakse käsitsi sisestatud summa.
Pöördkäibemaks välismaise tarnija arvel
Kui ostad teenust välismaa ettevõttelt (Google, Meta, Hetzner, Anthropic jt), on arvel 0 % käibemaksu ja märge Reverse charge või pöördmaksustamine. Käibemaksu arvestab sel juhul ostja ise: KM-kohustuslane deklareerib ostu KMD-l ja arvab sama summa sisendkäibemaksuna maha. Tasuda ei tule midagi, aga ost peab deklaratsioonis olema.
Numeras määrab selle rea KM tüüp:
| Tarnija ja ost | KM tüüp | KMD rida |
|---|---|---|
| EL-i ettevõte, teenus | 0% Teenuste ühendusesisene soetamine | 6 |
| EL-i ettevõte, kaup | 0% Kauba ühendusesisene soetamine | 6.1 |
| EL-i väline ettevõte, teenus (nt USA) | 0% Teenuse soetamine ELi-välisest riigist | 7 |
| Kinnisasi, metallijäätmed, väärismetall (KMS § 41¹) | 24% Metalli ost, erikord | 7.1 |
Rea summa on netosumma, nagu arvel. Salvestamisel lisab Numera kandele pöördkäibemaksu — deebet 2311 Sisendkäibemaks, kreedit 2314 Pöördkäibemaks — ja KMD-l kajastub ostu väärtus ridadel 1 ja 6 / 6.1 / 7 ning käibemaks ridadel 4 ja 5.
Kinnisasja, metallijäätmete või väärismetalli ost erikorra alusel on ka KMD INF B osas, kui selle müüja arved on kuus kokku vähemalt 1000 € ilma käibemaksuta (kreeditarved loetakse kokku eraldi). Real on arve summa koos arvel märgitud käibemaksuga, mahaarvatud käibemaks ja erisuse kood 12 (osalisel mahaarvamisel 11,12).
Arvete postkastis, üleslaadimisel ja pildistamisel tunneb Numera pöördmaksustamise märke ise ära ja valib KM tüübi tarnija KMKR-numbri riigi järgi. Kui välismaa tarnija lisas arvele siiski käibemaksu (nt sest sa ei andnud talle oma KMKR-numbrit), ei ole see sisendkäibemaks: Numera kannab rea koos käibemaksuga kulusse.
Rea projekt ja tulu jaotus
Arve reale saad märkida projekti või projekti faasi, mille kulu see rida on. Rida, millel projekti pole, läheb arve enda projekti alla. Nii saab ühe arve kulu jagada mitme projekti vahel.
Salvestatud arvel on projekt rea all eraldi väljana. Vajuta sellele ja vali projekt või faas. Muudatus salvestub kohe. Sama moodi saad reale märkida tulu jaotuse kokkuleppe, mille see rida välja maksab.
Projekti ja tulu jaotuse saad märkida ka imporditud, makstud või lukus perioodi arvele, sest need ei muuda arve summasid ega kannet. Kui arve imporditakse uuesti, jäävad märked alles neile ridadele, mis pole muutunud.
Arve kustutamine ja muutmine
- Arvet saab muuta kuni pearaamatu periood pole lukus.
- Teisest tarkvarast imporditud arvet Numeras muuta ei saa. Muuda arvet seal, kust see imporditi.
- Numera ei muuda imporditud andmeid, nii et varem sisestatud või imporditud arvel võib number puududa. Selline arve on arvete nimekirjas ja arve lehel märgitud kolmnurgaga. Kui sellist arvet muudad, küsib Numera numbrit: sisesta number arvelt, ära mõtle seda ise välja.
- Kui arvele on seotud makse, kustuta esimesena makse.
- Lukus perioodi arvet ei saa muuta ega kustutada – tee korrigeerimiskanne uude perioodi.
Korduma kippuvad küsimused
Kande kuupäev määrab nii pearaamatu kande kuu kui ka KMD perioodi. Arve kuupäev on lihtsalt dokumendil olev kuupäev – see salvestatakse, aga ei määra perioodi. Vaikimisi on kande kuupäev sama mis arve kuupäev; erista neid, kui nt arve saabus järgmise kuu alguses, aga soovid kulu kajastada eelmises kuus.
Jah. Iga rida on eraldi kulukonto ja käibemaksu tüübiga.
Arvelt on maha arvatud ettemaks (vautšer, deposiit või vahendaja kaudu tasutud osa) ja Numera lisas selle negatiivse reana. Arve summa on see, mis tarnijale tegelikult tasuda tuli. Vt arvelt maha arvatud ettemaks.
Dokumendi tekst saadetakse keelemudeli pakkujale ekstraktimise jaoks. Midagi ei treenita üldmudelisse – pakkujate andmepoliitika on zero retention äriklientidele. Dokumendid ise jäävad sinu Numera ettevõtte privaatsele kettale.