Müügiarved

Uue arve koostamine

Püsikommentaarid

Püsikommentaar on nimega tekst, mida paned arvetele ikka ja jälle: näiteks palve maksta viitenumbriga või trennide ajakava. Arvel on tekstil kaks kohta: Tekst enne ridu trükitakse arveridade kohale ja Märkused summade alla.

Perioodilisel arvel on samad kaks kohta ja iga arve saab teksti sealt.

Arve saatmine kliendile

Salvestatud arvel on ülemises nupureas Saada arve. Avaneb e-maili dialoog:

• Saaja – vaikimisi kliendi arve-email
• Teema ja sõnum – eeltäidetud, muudetav
• Manused – PDF arve alati, soovi korral ka e-arve XML (Pangaliidu standard)

PDF-i saab eraldi alla laadida arve ülaosa menüüst ⋯ (Laadi alla PDF). Samas menüüs on Laadi alla e-arve (XML).

Kui ettevõttel on e-arvete saatmine sees ja klient võtab e-arveid vastu, saad samas dialoogis valida Saada e-arve: arve läheb kliendile e-arvete võrgu kaudu koos PDF-iga. Kuidas e-arvete saatmine sisse lülitada ja mis saatmisel juhtub, loe juhendist E-arved.

Mass saatmine

Mass saatmine saadab perioodi arved korraga: iga arve läheb kliendile nii, nagu kliendikaardil on valitud.

Kliendikaardil on selleks rida Arvete saatmine: E-post, Printer, E-arve või mitu neist korraga (näiteks e-post ja paber). Kui sealt pole midagi valitud, läheb arve e-postiga.

E-arvete võrk võtab ühelt ettevõttelt vastu kuni kolm e-arvet minutis, seega võtab pikk saatmine aega. Kui e-arvete võrk ei vasta, on need arved tulemuses kirjas koos ajaga, millal Numera need uuesti saadab. Need arved ei ole ebaõnnestunud: need ootavad saatmist ja neid pole vaja uuesti saata.

Korraga saab käia üks mass saatmine. Iga saadetud arve märgitakse saadetuks koos viisiga (e-post, e-arve või paber); trükifaili arved märgitakse saadetuks siis, kui fail on valmis. Nimekirja olekufilter Saatmata näitab arveid, mida pole saadetud ega makstud.

Laekumise sidumine

Salvestatud arve saab laekunuks märkida kolmel viisil:

• Pangaühenduse kaudu – kui LHV/Swedbank/SEB ühendus on aktiivne, leiab Numera laekumise ise ja kuvab rohelise riba Leidsime tehingu summas ... €. Kliki Seo makse ja märgi makstuks.
• CSV üleslaadimine – sama sobitus toimub ka siis, kui impordid panga väljavõtte CSV-na.
• Käsitsi – kliki Märgi makstuks, täida kuupäev ja summa.

Laekumine ilma arveta

Kui klient maksab enne, kui arve on koostatud, salvesta laekumine ilma arveta (pangatehingute lehel või Laekumised → Uus laekumine). Numera kannab raha ostjate ettemaksete kontole — see on kohustus kliendi ees, mitte negatiivne nõue. Kui arve on koostatud, ava see ja kliki Seo laekumine: Numera teeb sidumise päeval tasaarvelduskande (ostjate ettemaksed / nõuded ostjate vastu) ja märgib arve makstuks. Laekumise enda kanne jääb oma kuupäevale, ka siis, kui see kuu on juba lukus. Arve lehel näitab seotud laekumise rida Vaata kannet — see avab tasaarvelduskande. Kui ettemaksule tuleb käibemaksu deklareerida, koosta ettemaksuarve.

Sendi jagu lühem laekumine

Kui klient maksab mõne sendi vähem või rohkem kui arvel, jääb arve nende sentide võrra avatuks — laekumine kirjendatakse täpselt pangas liikunud summas. Kuni 5 sendi suuruse vahe korral pakub arve leht linki Kanna ümardusvahe maha: vahe läheb ümardusvahede kontole, arve on makstud ja link Tühista mahakandmine võtab selle tagasi. Suurem vahe ei ole ümardus — selgita see kliendiga.

Kliendi püsiv viitenumber

Kui klient maksab püsikorraldusega (näiteks trenni- või õppemaks), saab talle anda ühe viitenumbri, mis on tema kõigil arvetel. Vali Seaded → Arvete seaded → Viitenumber → Kliendi püsiv viitenumber. Number luuakse kliendi esimese arve koostamisel; kliendi kaardil saab selle ka ise sisestada või genereerida.

Sellise viitenumbriga laekumine seotakse kliendi arvega summa järgi. Kui sama summaga arveid on mitu, tasutakse vanim. Kui laekumine võrdub kliendi kahe või enama vanima arve summaga, seotakse see nende kõigiga. Kui ükski arve summaga ei sobi, jääb tehing kliendi nimega ootele ja sina otsustad, mis see on (näiteks ettemaks).

Viivisearve hilinenud tasumise korral

Kui arvel on viivise määr (nt 0,05 % päevas) ja klient tasus tähtajast hiljem, koostab Numera viivisearve ise:

1. Ava tasutud (või tähtaja ületanud) arve
2. Vali menüüst Koosta viivisearve
3. Numera eeltäidab uue arve: iga hilinenud laekumise kohta üks rida – summa × viivise määr × hilinetud päevad (tähtpäevale järgnevast päevast kuni laekumise päevani); veel tasumata jääk arvestatakse tänase kuupäevani
4. Kontrolli read üle ja salvesta – viivisearve on tavaline müügiarve tavalises numbrijadas

Viivis ei ole käive: rida on käibemaksuta ja seda ei näidata KMD-l. Tulu läheb kontole, mis on valitud real Viivisetulu (viivisearved) (Seaded → Automaatsed kanded → Müügiarved); rea artikkel on Viivis, mille Numera loob esimesel korral ise. Viivisearvelt endalt viivist ei arvestata (viiviselt viivist ei arvestata) ja arvele koostatakse viivisearve ühe korra; algsel arvel on link koostatud viivisearvele.

Perioodilised arved

Perioodiline arve koostab sama arve kindla sagedusega ja saadab selle kliendile – näiteks kuutasu, üür või hooldusleping. Perioodiline arve ise ei ole müügiarve: sellel ei ole numbrit ega kannet. Iga kord koostatakse sellest tavaline müügiarve tavalises numbrijadas.

1. Ava Müügiarved, kliki Uus arve kõrval noolele ja vali Uus perioodiline arve
2. Vali klient ja lisa read nagu tavalisel arvel
3. Määra graafik:
   • Sagedus – kord nädalas, kuus, kvartalis, poolaastas või aastas
   • Esimene arve – esimese arve kuupäev. Järgmised arved tulevad samal kuupäeval; kui valid kuu viimase päeva, saad valida ka Kuu viimane päev
   • Lõpeb – ei lõpe, kindlal kuupäeval või kindla arvu arvete järel
   • Periood arvel – kas arve on eelmise, jooksva või järgmise perioodi eest. Periood lisatakse iga arverea kirjelduse lõppu, näiteks „Raamatupidamisteenus, oktoober 2026”
   • Saada kliendile – arve saadetakse koostamisel kliendi e-posti aadressile
4. Salvesta

Graafiku all on näha järgmiste arvete kuupäevad ja eelvaates järgmine arve sellisena, nagu klient selle saab.

Kui esimese arve kuupäev on täna, koostatakse (ja saatmise korral saadetakse) esimene arve kohe salvestamisel – nupul on siis kiri Salvesta ja saada esimene arve. Edaspidi koostatakse arved igal hommikul automaatselt ja sa saad iga arve kohta teavituse: kas arve koostati ja saadeti, jäi saatmata (kliendil puudub e-posti aadress) või jäi koostamata.

Olemasolevast arvest saab perioodilise arve teha arve ⋯ menüüst: Tee arve perioodiliseks. Klient ja read võetakse sellelt arvelt.

Muutmine, peatamine ja lõpetamine

Kõik perioodilised arved on lehel Müügiarved → Perioodilised arved. Rida avab perioodilise arve koos sellest koostatud arvetega.

• Muutmine – hinna, ridade või graafiku muudatus kehtib järgmistest arvetest alates. Juba koostatud arved ei muutu.
• Peata – arveid ei koostata, kuni vajutad Jätka. Peatamise ajal vahele jäänud arveid tagantjärele ei koostata.
• Lõpeta – uusi arveid enam ei koostata. Koostatud arved jäävad alles.

Lukustatud perioodi kuupäevaga arvet ei koostata; perioodiline arve jätkub järgmisest kuupäevast.

Arve muutmine ja kustutamine

• Arvet saab muuta kuni pearaamatu periood pole lukus.
• Teisest tarkvarast imporditud arvet Numeras muuta ei saa. Muuda arvet seal, kust see imporditi, või krediteeri ja väljasta see uuesti.
• Arve kustutamisel eemaldatakse ka sellega seotud laekumised ja finantskanne.

Mis kustutamisel juhtub, sõltub sellest, kas arve on juba kliendini jõudnud:

Tühistatud arved leiad müügiarvete nimekirjast oleku filtriga Tühistatud. Tühistatud arvet saab avada ja PDF-ina alla laadida, aga mitte muuta ega saata.

Korduma kippuvad küsimused